Ordnung im Papierkram

Kommt euch das bekannt vor? Ihr kommt nach Hause, holt eure Post aus dem Briefkasten, reißt alle Briefe auf, guckt kurz durch und habt den ganzen Papierkram ohne Ordnung irgendwo liegen.

Es wäre einfach zu anstrengend jetzt den richtigen Ordner für die Lohnabrechnung oder die jährliche Stromabrechnung rauszukramen. Und eigentlich lohnt sich der Aufwand für so ein paar Zettel ja auch noch gar nicht.

Irgendwann kommt dann der Moment, wo man einen ganz bestimmten Zettel sucht. Für die Bewerbung muss schnell ein Scan vom letzten Zeugnis her, für die Steuererklärung fehlt noch die letzte Lohnsteuerbescheinigung, …

Ein Tisch mit einer losen Zettelsammlung. Wie lässt sich das Papierchaos beseitigen?

Solche Momente nehme ich dann immer zum Anlass mal mein Zettelchaos zu beseitigen. Aber letztens dachte ich mir, es wird Zeit mein Aktenordner-System für persönliche Dokumente grundlegend zu überarbeiten.

Als ich mit 19 für mein Studium in eine eigene Wohnung gezogen bin, habe ich mir einen einzigen Aktenordner gekauft. Mehr brauchte ich nicht, denn bevor man so richtig ins Berufsleben einsteigt, wird man von wichtigen Zetteln eher verschont. Inzwischen werde ich damit leider nicht mehr verschont und dieser erste Ordner platzt aus allen Nähten. 

Ich möchte deshalb mit euch teilen, wie ich bei mir Ordnung ins Papierchaos gebracht habe. Die Anleitung richtet sich dabei eher an junge Berufseinsteiger. Wer zum Beispiel selbstständig ist, Immobilien besitzt oder Geld anlegt, braucht vielleicht komplexere Ratschläge.

Meine Struktur für Ordnung im Papierkram

Schritt 1: Geh shoppen

Kaufe dir schmale Aktenordner, Trennblätter, Dokumentenhüllen und einen vernünftigen Locher. Ich habe mir 5 Ordner für die Kategorien Persönliches, Berufliches, Wohnung, Finanzen & Steuern und Versicherungen & Vorsorge gekauft.

Wenn für dich andere Kategorien Sinn machen, dann kannst du natürlich auch mehr oder weniger Ordner kaufen. Die Trennblätter sind wichtig, um schnell Unterkategorien innerhalb eines Ordners zu finden. Dokumentenhüllen habe ich mir nur für Dokumente gekauft, die man für Bewerbungen einscannen muss (z.B. Abschlusszeugnisse).

Das Allerwichtigste war für mich aber ein vernünftiger Locher. Mich hat es vorher wahnsinnig gemacht, immer jedes Blatt einzeln lochen zu müssen. Glaub mir, es ist unheimlich befriedigend direkt 10 Blätter auf einmal lochen zu können!

Schritt 2: Informiere dich, was man überhaupt aufbewahren muss

Als ich meinen ersten Aktenordner gekauft habe, hatte ich überhaupt kein Verständnis davon, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen. Ich halte mich immer noch nicht für einen Experten, aber Nadine Hirte gibt auf ihrem Blog einen sehr guten Überblick über Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen.

Schritt 3: Die erste Ordnung deiner Zettelsammlung, welche Dokumenten-Klassen besitzt du?

Fang dazu am besten vorne an und nimm jedes Dokument einmal in die Hand. Frage dich zuerst, ob du das Dokument noch aufbewahren musst (siehe Schritt 2). Wenn nicht, dann schmeiß es sofort weg. Wenn du das Dokument behalten musst, schau dir den Inhalt an. Geh nach und nach alle Dokumente durch und lege diese auf thematisch ähnliche Stapel.

Lege zum Beispiel alle Lohnabrechnungen auf einen Stapel, alle Arbeitsverträge auf einen Stapel, alle Schulzeugnisse auf einen Stapel, alle Betriebskostenabrechnungen auf einen Stapel, und so weiter. Orientiere dich dabei einfach an den Überschriften auf den Dokumenten.

Schritt 4: Ordne die Dokumenten-Klassen deinen Ordner-Kategorien zu

Ich denke, hier macht für jeden eine etwas andere Struktur Sinn. Für mich hat folgende Struktur Ordnung ins Papierchaos gebracht:

Ordner: Persönliches

  • Arbeitszeugnisse
  • Zertifikate für Weiterbildungen (z.B. Sprachkurse, IT-Kurse)
  • Abschlusszeugnisse (z.B. Schule / Ausbildung / Studium)
  • Ältere Schulzeugnisse
  • Reisepass, Kopie Personalausweis, Geburtsurkunde
  • Religion (z.B. Eintritt / Austritt / Trauung)

Ordner: Berufliches

  • Lohnsteuerbescheinigungen
  • Lohnabrechnungen
  • Arbeitsverträge
  • Meldebescheinigungen Sozialversicherung

Ordner: Wohnung

  • Betriebskostenabrechnungen
  • Stromjahresabrechnungen
  • Mietsvertrag, Kaution, Wohnungsübergabeprotokoll, Meldebescheinigung
  • Verträge (z.B. Stromanbieter, Internetanbieter)

Ordner: Finanzen & Steuern

  • Unterlagen zur Kontoeröffnung
  • Steuerbescheide, Steuer-Identifikationsnummer
  • Steuerbelege (nach Jahren getrennt)
  • Bafög-Bescheide (optional)

Ordner: Versicherungen & Vorsorge

  • Krankenversicherung (Versicherungsbescheid, Arztrechnungen, ärztliche Gutachten)
  • Hausratversicherung (Versicherungsbescheid; Belege über Möbel, Elektronik und Schmuck) 
  • Rentenversicherung (Versicherungsbescheid, jährlicher Rentenbescheid)
  • Haftpflichtversicherung (Versicherungsbescheid)
  • evtl. weitere Versicherungen

Schritt 5: Dokumente abheften und Ordner beschriften

Nachdem du dir eine Ordnerstruktur überlegt hast, hefte die einzelnen Themenstapel nacheinander ab. Lege dabei zwischen jeden Stapel ein Trennblatt und schreibe auf das vorderste Trennblatt ein Inhaltsverzeichnis für deine Ordner. Jetzt fehlt nur noch die Beschriftung auf dem Ordnerrücken.

Die Ordnung beibehalten verhindert, dass das Papierchaos zurück kommt

Bei mir hat die neue Ordnerstruktur dafür gesorgt, dass ich mich sogar ein bisschen darauf freue, neue Dokumente einzusortieren. Früher habe ich mich beim Arbeiten am Schreibtisch nie wirklich wohl gefühlt, weil dort immer dieser ungeordnete Papierstapel aufgetürmt war.

Für mich funktioniert eine Dokumentenablage ganz gut. Ins obere Fach lege ich Rechnungen, die ich bezahlen muss oder Briefe, die ich beantworten muss. Nach unten kommen Dokumente, die abgeheftet werden müssen.

An einem festen Tag in der Woche mache ich die Ablage leer durch die notwendigen Aktionen wie Rechnungen bezahlen oder Dokumente abheften. So bleibt der Aufwand überschaubar und gleichzeitig wirkt die Zwischenablage nach spürbar mehr Ordnung, als eine loser Papierkram

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